Hospital de Braga reduz tempo de espera na Oncologia

A consultora Lean Health Portugal conduziu um projeto de melhoria contínua realizado no Hospital de Braga com principal foco na melhoria do circuito do doente, nos tempos de espera e na taxa de ocupação dos quartos de tratamento, num esforço conjunto com uma equipa multidisciplinar do hospital de dia oncológico. Entre fevereiro a junho, a equipa trabalhou com o objetivo de garantir a prestação de um serviço de excelência, com foco na experiência do utente e dos profissionais de saúde.

No decorrer do projeto, a situação atual do serviço do Hospital de Dia Oncológico foi analisada, tendo sido identificado potenciais desperdícios e ineficiências, para depois se definir um plano de melhoria.
A metodologia Lean convida a equipa a mapear todos os processos do serviço incluindo o fluxo de informação, do doente, do doente para levantar a medicação oral e o fluxo do medicamento em si. Foi desenvolvida uma análise de todas as ferramentas utilizadas, desde o sistema informático, à Folha Verde – documento físico que contém toda a informação associada ao doente e respetivo tratamento.

Em reuniões semanais, promovidas pela equipa multidisciplinar, sinalizam-se situações que potencialmente criavam desperdício ou ineficiências, para mais tarde fazer o levantamento das oportunidades de melhoria, que seriam à posteriori testadas e aplicadas ao real funcionamento do hospital.

No decorrer do projeto, a equipa conseguiu alcançar o total de seis áreas distintas – melhoria do circuito do utente que levanta a sua medicação oral, a otimização da utilização das salas do serviço, o circuito geral do utente (que inclui idas ao HD para realizar consultas, colheita de sangue, tratamentos, entre outros), a melhoria da utilização das salas de tratamento e agendamentos, assim como a melhoria do circuito da folha verde e do espaço da equipa de farmácia, com seguintes resultados positivos:

• Redução de 43% das atividades realizadas pelo doente que vai fazer o levantamento da sua medicação oral. Anteriormente o utente teria de seguir sete passos, tendo a possibilidade de cinco momentos de espera. Atualmente, o circuito do utente reduziu para quatro passos com apenas dois momentos de espera. Percentualmente, verificou-se uma redução de 60% de momentos de espera para o doente;
• Agora os circuitos do doente do Hospital de Dia passaram a ser centralizados e focados no mesmo, evitando que a realização de longas distâncias.
• A criação de novas regras de agendamento permitiu a entrada de utentes no serviço de forma escalonada, fazendo com que o utente passasse a esperar, em média, menos 11 minutos entre o momento em que se senta no cadeirão até à preparação do seu tratamento.
• Verificou-se um aumento de 50% da taxa de ocupação dos quartos e um melhor aproveitamento do espaço.
• Alterações ao sistema informático e a campanha de sensibilização para utilização dos quiosques levaram a uma diminuição de utentes em espera para efetivação no balcão central bem como uma redução de 81% do tempo total necessário para efetivação do ato.
• Com a eliminação de dois dos passos associados à Folha Verde, a administrativa ganhou 46 min diários para realização de outro tipo de tarefas, enquanto se reduz três passos no circuito do utente (-36%).

“Após a realização do projeto, o serviço reconhece uma maior segurança, agilidade e excelência prestados aos seus utentes como também uma maior qualidade no seu ambiente de trabalho”, explica uma médica oncologista do Hospital de Dia Oncológico do Hospital de Braga.